Privacy Statement Excellent Mediation

Advies, begeleiding, fiscaliteit en mediation van scheidingen in de ruimste zin van het woord.

Dit is de privacyverklaring van Excellent Mediation, gevestigd aan de van Dalenlaan 222, 2082VL, Santpoort-Zuid (hierna: de “mediator” of “financieelechtscheidingsadviseur”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

De mediator en/of financieelechtscheidingsadviseur is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Persoonsgegevensverwerking
Mediationdossier en/of financieelechtscheidingsadviseurdossier
Excellent Mediation verwerkt in het kader van het begeleiden van (echt)scheidingen persoonsgegevens. Deze verwerking vangt aan vanaf het moment dat u voor het eerst contact met ons heeft gelegd. Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van het (gezamenlijk of éénzijdig) begeleiden van scheidingen in de ruimste zin van het woord.

Indien u een opdracht aan de mediator en/of financieelechtscheidingsadviseur verstrekt, verwerkt de mediator en/of financieelechtscheidings-adviseur persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator en/of financieelechtscheidingsadviseur verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation en/of vraag aan de financieelechtscheidings-adviseur kan het daarbij ook gaan om financiële, gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. Voor uitvoering van de dienstverlenings-overeenkomst kunnen gegevens omtrent uw samenlevingsvorm (huwelijksakte, huwelijkse voorwaarden, samenlevingscontract, omtrent uw woning (hypotheekakte en -offerte, akte van levering, jaaroverzicht hypotheek, en omtrent uw financiële situatie (jaaropgaves, salarisstroken, IB-aangiften en -aanslagen, banksaldi, pensioenoverzichten, et cetera) nodig zijn.

Overige gegevens die benodigd zijn voor een zorgvuldige uitvoering en nakoming van de dienstverleningsovereenkomst zal Excellent Mediation alleen de informatie opvragen die benodigd is voor een zorgvuldige uitvoering en nakoming van de dienstverleningsovereenkomst.

Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator en/of financieel-echtscheidingsadviseur verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens. De dienstverleningsovereenkomst alsmede de algemene voorwaarden van Excellent Mediation zijn van toepassing.

Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens
Mediationdossier en/of financieelechtscheidingsadviseurdossier.
De financieelechtscheidingsadviseur gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een financieelechtscheidingsadviseuropdracht om een dossier aan te maken en ter uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om een dossier aan te maken en ter uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject en/of financieelechtscheidingsadviseurtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), geeft u toestemming door ondertekening van de dienstverleningsovereenkomst om uw persoonsgegevens te verwerken. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van Excellent Mediation, omdat Excellent Mediation de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

Nieuwsbrief
Wij gebruiken uw e-mailadres verder eventueel om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.

Geautomatiseerde besluitvorming
Excellent Mediation neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Excellent Mediation) tussen zit.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens
Mediationdossier en/of financieelechtscheidingsadviseurdossier
Wij bewaren de dossiers en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende tien jaar nadat het dossier gesloten is. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator en/of financieelechtscheidingsadviseur verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt). Excellent Mediation en de gegevensverwerker hebben een (Data Processing Agreement) verwerkingsovereenkomst om data te verwerken en om aan de specifieke wettelijke verplichtingen ten aanzien van de GDPR te voldoen.

Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de mediator en/of aan de financieelechtscheidingsadviseur heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator en/of financieelechtscheidingsadviseur de financiële administratie verricht. Met deze partij heeft Excellent Mediation een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij de dienstsverleningsovereenkomst van de financieel echtscheidingsadviseur, een klacht tegen de financieelechtscheidingsadviseur indient die betrekking heeft op de behandeling van een het dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de klachtenfunctionaris van de RFEA. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst en de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij voor de uitvoering van onze werkzaamheden onder andere gebruik maken van:

Een advocaat voor het controleren van het convenant en ouderschapsplan;
Een advocaat voor het indienen van het verzoekschrift tot echtscheiding;
Juridische, financiële en fiscale advisering ten aanzien van het scheidingsproces;
Documenten aanbieden door de advocaat bij de Rechtbank, desbetreffende gemeente voor inschrijving beëindiging huwelijk;
Doorverwijzing Juridisch Loket, Raad voor Rechtsbijstand en de Rechtbank;
Jeugdzorg, Raad van de Kinderbescherming andere betrokkenen in een relatie beëindiging;
Incassobedrijf c.q. deurwaarder, notaris;
Alimentatiesoftware;
AVB-vertalingen voor het vertalen van het convenant en het ouderschapsplan.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek of aan de Raad voor rechtsbijstand indien u wilt dat wij voor u een toevoeging (subsidie) aanvragen.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Cookies die wij gebruiken
Excellent Mediation gebruikt analytische, functionele en noodzakelijke cookies die zeer weinig invloed hebben op uw privacy. U geeft toestemming voor cookies door op akkoord te klikken of door te gaan op de site. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Meer informatie kunt u vinden in de Cookies Policy.
Telefoonnummers en emailadressen worden niet opgeslagen in cookies.

Hoe worden uw gegevens beveiligd
Excellent Mediation neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@excellentmediation.nl. Excellent Mediation heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
Uw gegevens worden versleuteld en binnen een beveiligde omgeving opgeslagen en verwerkt.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Excellent Mediation en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@excellentmediation.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Excellent Mediation wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan gerust contact met ons op.
Excellent Mediation advies bemiddeling fiscaliteit en mediation bij scheidingen
Mevrouw A.P.A. Bolsenbroek
van Dalenlaan 222 
2082VL Santpoort-Zuid
e-mailadres: info@excellentmediation.nl
telefoonnummer: 06-1563 3334
KvK-nummer 56731337
Mevrouw A.P.A. Bolsenbroek is de Functionaris Gegevensbescherming van Excellent Mediation

Excellent Mediation 2010-2023 ©